Come organizzare un Matrimonio su Misura: Fase 3 – L’organizzazione

Sposi Consapevoli, auguri! 

Come procede la tua pianificazione? Se hai seguito e messo in atto i suggerimenti che ti ho dato negli articoli precedenti di questa serie, a questo punto dovresti avere le idee chiare su quello che vuoi, le caratteristiche dei fornitori che ti servono ed un progetto del matrimonio ben definito. 

Ora arriva la parte che ti occuperà più tempo ed energie, arriva la fase dell'organizzazione. Si tratta di trovare e selezionare i fornitori giusti, in grado di realizzare il tuo progetto. 

Si perché finora hai tutto nella tua mente e su un foglio o in un file. Ma affinché il progetto possa diventare realtà, ti servono professionisti in grado di elaborarlo e dargli vita.  

Sarà necessario cercare location, foto-video, catering, musicisti e intrattenimento, fioristi e addobbi, atelier e abiti, autonoleggio, fedi nuziali, bomboniere, viaggi di nozze e tutti gli altri professionisti che renderanno il tuo matrimonio unico speciale. 

Assicurati di fare una ricerca accurata e di scegliere fornitori che siano in sintonia con il tuo stile e che siano in grado di realizzare la visione che hai in mente. Devi assicurarti che non lo facciano solo a parole, ma che ti dimostrino di avere già fatto qualcosa di simile in passato o che abbiano una flessibilità ed un’esperienza tale da potersi unire alla tua visione e personalizzare il loro servizio o prodotto. Non avere paura di fare domande e di richiedere referenze o esempi dei loro lavori precedenti, e ascolta le loro idee migliorative al progetto e poi considera se è il caso di apportare delle modifiche, senza snaturare però la tua idea.

Non è facile orientarsi fra la miriade di proposte che ti verranno fatte e che all’apparenza sembrano tutte uguali, ma in realtà non lo sono. Il rischio è di finire per orientarsi esclusivamente in base al prezzo o al feeling che si crea con un fornitore rispetto ad un altro. Certo il prezzo è fondamentale che sia in linea con la suddivisione del budget che hai fatto e un fiorista simpatico ti può svoltare la giornata… ma se non è quello giusto, rischia di rovinare l’intera atmosfera dell’evento.

Quindi come non perdersi nei meandri delle miriadi di offerte, pacchetti e fornitori? Ecco alcune regole preziosissime:

1-     Scegli un fornitore alla volta. 

Se pensi di andare in una fiera o evento dedicato agli sposi e scegliere tutti i fornitori per il tuo matrimonio in un solo giorno…dimenticatelo! 

Usciresti di lì con un gran mal di testa e probabilmente non riusciresti nemmeno a cogliere le occasioni che sono davvero imperdibili, perché esistono offerte e promozioni molto convenienti in queste situazioni, ma devi saperle riconoscere ed essere nel momento giusto per prendere una decisione.

Se invece pensi di andare su un portale (tipo matrimonio.com) e di mandare richieste di preventivo a tutti i fotografi, tutte le location, tutti i musicisti, ecc… così da avere un quadro completo di prezzi e servizi, di nuovo… dimenticatelo! 

Finiresti per ricevere 1000 telefonate, messaggi ed email, probabilmente quasi nessun preventivo (e quelli che riceveresti sarebbero standard e quindi lontano dalla nostra idea di Matrimonio su Misura) e potresti selezionare nuovamente in base al prezzo o a quello che ti ha chiamato per primo.

Quindi crea un ordine in base alle tue priorità ed alle priorità di calendario e scegli un fornitore alla volta. Priorità di calendario? Ora te lo spiego…

2-     Inizia dai fornitori che possono fare solo un matrimonio al giorno. 

Nella rete e nei social spopolano le agende, le timeline che vi dicono cosa fare 12 mesi prima, 9 mesi prima, ecc… in realtà abbiamo detto nelle fasi precedenti che è fondamentale la tua priorità, i servizi che per te sono importanti. Ma in questo momento invece contano le priorità di calendario ovvero prenotare prima quei servizi e quelle cose che possono erogare solo un servizio al giorno. Quindi le prime cose da scegliere e fissare sono: Luogo della cerimonia, luogo del ricevimento, fotografo e videomaker, musicisti e intrattenitori. Sono gli unici 4 servizi che possono erogare solo un matrimonio al giorno, nella loro formazione migliore (nel caso di foto e musica) o sala ricevimenti principale. Poi o vi diranno che sono già impegnati e che non vi possono dare il servizio oppure vi proporranno alternative (che però non sono la loro prima scelta). Quindi inizia da questi 4, sempre uno alla volta e poi dedicati agli altri fornitori in base alle tue priorità, utilizzando sempre la logica (non puoi andare a scegliere le partecipazioni 2 settimane prima del matrimonio).

3-     Attenzione ai pacchetti “All Inclusive”!

Nel mondo del Wedding la concorrenza è spietata, in realtà è una guerra tra un fornitore ed un altro. La maggioranza dei futuri sposi (non gli Sposi Consapevoli) non sono in grado di valutare dal punto di vista tecnico la qualità di un fornitore rispetto ad un altro. 

Se io ti facessi vedere due foto scattate da due diversi fotografi, tu mi potresti dire che una ti piace di più dell’altra ma difficilmente, se non sei un esperto di fotografia saprai valutarne la tecnica. Per questo motivo spesso i futuri sposi si trovano a scegliere il fornitore A rispetto al fornitore B sulla base del prezzo. Ovvero, hai visto 6/7 ristoranti e 2 ti sono piaciuti particolarmente… i menu sono entrambi completi, come scegli? Il prezzo! 

Adesso mettiti dalla parte del ristoratore che vuole convincerti, sa che deve offrirti un prezzo super vantaggioso, ma poi il suo guadagno andrebbe a sparire, cosa fa? Ti abbassa il prezzo del menu o dell’affitto della villa ecc… e ti propone un pacchetto dove incluso inserisce l’addobbo, la musica, una sorta di Wedding Planner interno, le fontane luminose per il taglio torta, i fuochi d’artificio e chi più ne ha più ne metta.

Perché ti dico di prestare attenzione ai pacchetti come questo? Un proverbio milanese recita: “ogni ofeleè al fa ‘l so mesteè”, ovvero ognuno deve fare il suo lavoro e lasciar perdere di fare quello che non gli compete. Perché la qualità di questi servizi inevitabilmente crolla. 

Tu stai cercando di creare un matrimonio su misura tua e poi prendi un pacchetto che comprende un addobbo a X euro per la sala del ricevimento dove l’unica cosa che puoi scegliere è se i centrotavola avranno i fiori rossi o gialli? Ti fai rifilare a Y euro un omino che fa finta di suonare la tastiera come negli anni ’80, fa il carrozziere dal lunedì e il venerdì e nel weekend va a fare la musica ai matrimoni nel ristorante dell’amico e pretendi che ti dia un intrattenimento su misura? Perché per offrirti quei pacchetti formato scatola chiusa il ristoratore o chi te li propone deve guadagnarci parecchio e quindi crea un format dove l’addobbo, l’intrattenimento, la torta, le fontane luminose sono sempre uguali e a lui costano tot. Dal punto di vista economico può essere conveniente anche per te, non sempre ma a volte si, ma di sicuro non avrai un Matrimonio su Misura… quindi sei nel posto sbagliato.

4-     Attenzione a “wedding planner” improvvisati.

Scegliere di affidarsi ad un Wedding Planner o ad un Event Planner per avere supporto nella realizzazione del progetto o anche per la creazione dello stesso, è una soluzione intelligente se entrambi i coniugi sono impegnati dal punto di vista lavorativo o familiare e quindi rischiano di non avere il giusto tempo da dedicare a queste fasi. Inoltre, visto che probabilmente è il primo o al massimo il secondo matrimonio che organizzi, certamente affidarsi ad un professionista con comprovata esperienza può evitarti molti problemi o scelte sbagliate. 

Di sicuro un bravo Wedding Planner ti fa risparmiare tempo, energie, stress e a volte anche denaro. Ma deve essere un esperto del settore, che non lavora su provvigione (altrimenti avrà sempre interesse nel proporti un fornitore piuttosto che un altro), non legato esclusivamente ad alcuni fornitori e di sicuro non qualcuno che ha fatto un corso on line di 10 ore teoriche ed oggi pensa di sapere tutto del mondo del wedding, ma in realtà l’unica sposa che ha visto e la cugina… 

Ora, non voglio essere troppo crudo ma una grande percentuale di sedicenti WP sono in realtà, innamorate del mondo dei matrimoni che si improvvisano facendo corsi come questi, ma in realtà sono totalmente inesperti, non sempre dotati di buon gusto e troppo spesso con capacità organizzative ma con scarse capacità di problem solving… e qui nascono i problemi, ma lo capirai meglio nel prossimo articolo/video della serie.

Un’altra figura che possiamo legare ai wedding planner improvvisati sono quelli che vengono proposti dalle location come wedding planner o event manager della struttura ma in realtà sono unicamente delle figure che hanno il compito di vendervi i pacchetti “all Inclusive” di cui parlavamo prima. Sicuramente sono figure utili per organizzare il personale della location ma non funzionali all’organizzazione del tuo matrimonio personalizzato e unico perché il loro interesse è quello di standardizzare tutti e 20-60-90 matrimoni che faranno durante la stagione per evitare problemi e offrire un servizio ben fatto… ma non su misura.

Tenendo in mente queste regole preziose, puoi iniziare a cercare e scegliere i fornitori che ti affiancheranno nella realizzazione del tuo matrimonio. 

Puoi farlo in autonomia o scegliere di farti accompagnare da un professionista che ti aiuti a valutare le caratteristiche di ogni singolo fornitore. Festa su Misura.it  offre naturalmente questo servizio, quindi puoi contattarci per ricevere il nostro supporto. (https://www.festasumisura.it/richiedi-consulenza)

Nel blog prossimamente troverai articoli che ti aiuteranno nella scelta dei diversi fornitori e approfondirò i vari temi trattati in maniera frettolosa oggi, appena saranno caricati troverai i link direttamente qui.

Respira... inizia la parte più impegnativa ma anche quella che può darti più soddisfazioni. 

Buona organizzazione e ci troviamo con la 4a ed ultima fase, il Coordinamento. 

Ciauu!